Компьютерная помощь

Как работать в программе Excel: пошаговая инструкция для чайников

43 956

Excel входит в пакет офисных программ Microsoft. Она используется как редактор электронных таблиц и рассматривается в практическом применении как бухгалтерская программа, предназначенная для обработки информации.

Excel
  • Facebook
  • Twitter
  • Google+
  • LiveJournal
  • VKontakte
  • Blogger
Знали ли вы, что Excel – сокращенная форма английского слова «exellent», означающего «превосходный»

И на деле эта программа, появившаяся в 1987 году, действительно оправдывает название. Если вы осилите формулы в Excel для чайников, то справитесь с задачами и сложнее.

Работа в Excel с формулами и другими функциями нужна для:

  1. организации бухгалтерского учета;
  2. создания бланков документации;
  3. выполнения вычислений;
  4. анализа данных с помощью диаграмм.

Для начинающих знание возможностей этой программы поможет с решением различных задач.

Умения пригодятся при работе с такими объектами:

  • журналы хозяйственных операций;
  • счета-фактуры;
  • расчетно-платежные ведомости
  • накладные и прочее.

Начальная стадия работы

Чтобы научиться работать в Excel самостоятельно начинайте с простейших действий. В этом вам поможет изложенная ниже информация.

Начальный и простейший этап работы включает редактирование ячеек. Этот процесс означает в Экселе ввод данных в область ячейки или выполнение других манипуляций с содержимым в ней.

Для начала работы создайте документ Эксель, дайте ему название и откройте. Выделив необходимую ячейку одним щелком левой клавиши мышки, внесите текстовые или числовые значения в ее поле. Этот процесс отразится сразу в двух местах: в самой ячейке и в строке формул, которая имеет пометку fx и располагается сразу над таблицей.

Введенная информация сохранится только после нажатия клавиши Enter.

Работать в программе Excel с данными ячеек легко:

  1. Удаление неверно введенного символа выполняется с помощью клавиши BackSpacе (если данные еще не сохранены). После нажатия кнопки Enter редактировать информацию можно только после повторной активации ячейки. При этом введенные ранее в это поле данные удалятся.
  2. При желании частично изменить текст или числовые значения активируйте поле двойным щелчком. В результате этого появится курсор. Установите его в нужное место и, удалив неверную часть данных кнопкой BackSpacе (удаление знака слева от курсора) или Delete (удаления знака справа от курсора).

Работа с лишними пробелами

При вставке числовых значений из другого документа путем копирования в ячейках возникают лишние пробелы. .

Числа с пробелами воспринимаются программой как текст в Excel
  • Facebook
  • Twitter
  • Google+
  • LiveJournal
  • VKontakte
  • Blogger
Это проявляется в форматировании – числа с пробелами воспринимаются программой как текст

Поэтому выравнивание будет выполнено по левому краю.

Убрать пробелы в ячейках Excel можно так:

Скопируйте лишний пробел в ячейке
  • Facebook
  • Twitter
  • Google+
  • LiveJournal
  • VKontakte
  • Blogger
рис.1. Скопируйте лишний пробел в ячейке

  • Перейдите на вкладку «Главная».

Воспользовавшись функцией «Найти и выделить», а затем «Заменить»
  • Facebook
  • Twitter
  • Google+
  • LiveJournal
  • VKontakte
  • Blogger
рис.2. Воспользовавшись функцией «Найти и выделить», а затем «Заменить»

Путем нажатия клавиш «Ctrl + H» можно выполнить быстрый вызов меню для поиска и замены
  • Facebook
  • Twitter
  • Google+
  • LiveJournal
  • VKontakte
  • Blogger
рис.3. Путем нажатия клавиш «Ctrl + H» можно выполнить быстрый вызов меню для поиска и замены

  • Рекомендуется сразу выделить весь диапазон ячеек и ввести скопированный пробел в появившемся меню. После чего нажать «Заменить все».
В результате этого появится сообщение, отражающее количество выполненных замен
  • Facebook
  • Twitter
  • Google+
  • LiveJournal
  • VKontakte
  • Blogger
рис.4. В результате этого появится сообщение, отражающее количество выполненных замен


Нумерация ячеек и строк

Автоматическая нумерация строк в Excel выполняется несколькими способами. Простейший из них – перетаскивание специального маркера.

В Excel пронумеровать ячейки можно так:

  • Введите в соответствующие ячейки (две) числовые значения по порядку.

Может использоваться последовательная нумерация, как на изображении ниже, или порядковые числа, например, «108» и «109»
  • Facebook
  • Twitter
  • Google+
  • LiveJournal
  • VKontakte
  • Blogger
рис.1. Может использоваться последовательная нумерация, как на изображении ниже, или порядковые числа, например, «108» и «109»

Кроме этого можно задать порядок четных чисел. Для этого в данные ячейки вводятся значения «2» и «4» (при перетаскивании маркера последующие ячейки заполнятся числами «6», «8» и т.д.).

Выделите эти ячейки в один блок и наведите курсор на квадратик, расположенный в нижней части блока с правой стороны
  • Facebook
  • Twitter
  • Google+
  • LiveJournal
  • VKontakte
  • Blogger
рис.2. Выделите эти ячейки в один блок и наведите курсор на квадратик, расположенный в нижней части блока с правой стороны

  • Нажмите левую клавишу мыши на этом квадратике и перетяните маркер вниз на необходимое количество ячеек, увеличивая этот блок. Значения автоматически заполнят выделенную зону в необходимой последовательности.
Кроме этого вы можете писать числа в ячейки, расположенные в соседних столбцах. После этого потяните маркер вдоль строки, заполняя ее
  • Facebook
  • Twitter
  • Google+
  • LiveJournal
  • VKontakte
  • Blogger

Кроме этого вы можете писать числа в ячейки, расположенные в соседних столбцах. После этого потяните маркер вдоль строки, заполняя ее

Работа с формулами суммирования

Программой предусматривается возможность выполнять математические действия с ячейками. Для этого достаточно ввести формулу в таблицу Эксель в упомянутую ранее строку формул.

Рассмотрим некоторые формулы Excel с примерами. В данном случае будут взяты основные математические манипуляции с числами.

Создать формулу в Excel для суммирования ячеек можно следующим образом:

  • Заполните таблицу данными.

При необходимости получить сумму всех чисел в столбце достаточно активировать пустую ячейку под столбцом
  • Facebook
  • Twitter
  • Google+
  • LiveJournal
  • VKontakte
  • Blogger
рис.1. При необходимости получить сумму всех чисел в столбце достаточно активировать пустую ячейку под столбцом

  • Нажмите на пометку fx в строке формул. Появится окно, предлагающее выполнить определенные действия.

Для суммирования понадобится команда СУММ, которую нужно выбрать, нажав «OK»
  • Facebook
  • Twitter
  • Google+
  • LiveJournal
  • VKontakte
  • Blogger
рис.2. Для суммирования понадобится команда СУММ, которую нужно выбрать, нажав «OK»

  • Появится окошко формулы, отражающее названия крайних ячеек.

Значения в них и все что между ними после нажатия »OK» будут автоматически суммированы программой
  • Facebook
  • Twitter
  • Google+
  • LiveJournal
  • VKontakte
  • Blogger
рис.3. Значения в них и все что между ними после нажатия »OK» будут автоматически суммированы программой

Результат появится в активированной ячейке
  • Facebook
  • Twitter
  • Google+
  • LiveJournal
  • VKontakte
  • Blogger
рис.4. Результат появится в активированной ячейке

Функция в Excel больше или равно предполагает сравнение чисел, которые могу либо превышать заданный параметр, либо соответствовать ему. Другими словами сложение чисел выполняется с определенным условием.

Сложение чисел с определенным условием в excel
  • Facebook
  • Twitter
  • Google+
  • LiveJournal
  • VKontakte
  • Blogger
Для этого используется меню «Данные» и команда «Фильтр»

Формулы деление/умножение

Кроме суммирования существует функция деления в Excel, а также умножения. Ввести эти формулы можно аналогичным способом, выбрав вместо СУММ соответствующее действие.

Формула деления в Excel может быть введена вручную:

  • Через строку формул выполняется просмотр и коррекция данных. Введя числовые значения в таблицу, активируйте необходимое поле для размещения результата и кликните на поле строки fx.

Вводим формулу в excel
  • Facebook
  • Twitter
  • Google+
  • LiveJournal
  • VKontakte
  • Blogger
рис.1. Введите с помощью клавиатуры знак «=»

  • Щелкните на ячейке с делимым числом.

В строке формул появится адрес ячейки
  • Facebook
  • Twitter
  • Google+
  • LiveJournal
  • VKontakte
  • Blogger
рис.2. В строке формул появится ее адрес

Введите кнопкой с клавиатуры знак «/» (деление)
  • Facebook
  • Twitter
  • Google+
  • LiveJournal
  • VKontakte
  • Blogger
рис.3. Введите кнопкой с клавиатуры знак «/» (деление)

Щелкните на ячейке с числом-делителем
  • Facebook
  • Twitter
  • Google+
  • LiveJournal
  • VKontakte
  • Blogger
рис.4. Щелкните на ячейке с числом-делителем

Нажмите кнопку Enter, результат появится в соответствующем месте
  • Facebook
  • Twitter
  • Google+
  • LiveJournal
  • VKontakte
  • Blogger
рис.5. Нажмите кнопку Enter, результат появится в соответствующем месте

Использование функции ВПР

Сделать формулу в Excel можно так:

  • В качестве примера возьмем табличку с фамилиями и суммами.

Задание: имея перечень данных, требуется новую таблицу с выборочным содержанием первичной таблицы
  • Facebook
  • Twitter
  • Google+
  • LiveJournal
  • VKontakte
  • Blogger
рис.1. Задание: имея перечень данных, требуется новую таблицу с выборочным содержанием первичной таблицы

  • Активируем поле с фамилией «Васильев» и через значок строки fx вызываем меню с формулами.

Здесь нужно выбрать действие ВПР
  • Facebook
  • Twitter
  • Google+
  • LiveJournal
  • VKontakte
  • Blogger
рис.2. Здесь нужно выбрать действие ВПР

Аргументы функции
  • Facebook
  • Twitter
  • Google+
  • LiveJournal
  • VKontakte
  • Blogger
рис.3. После нажатия «ОК» появляется окошко

Добавляем в строку «Искомое значение» необходимую фамилию
  • Facebook
  • Twitter
  • Google+
  • LiveJournal
  • VKontakte
  • Blogger
рис.4. Добавляем в строку «Искомое значение» необходимую фамилию

В строку «Таблица» нужно добавить весь диапазон, в котором будет осуществляться поиск информации
  • Facebook
  • Twitter
  • Google+
  • LiveJournal
  • VKontakte
  • Blogger
рис.5. В строку «Таблица» нужно добавить весь диапазон, в котором будет осуществляться поиск информации

  • Чтобы обозначить рамки поиска в строку «Номер столбца» введите двойку.

В данном случае она обозначает номер столбца, где будет выполнен поиск
  • Facebook
  • Twitter
  • Google+
  • LiveJournal
  • VKontakte
  • Blogger
рис.6. В данном случае она обозначает номер столбца, где будет выполнен поиск

После нажатия «ОК» выполнится перенос данных из первой таблицы во вторую
  • Facebook
  • Twitter
  • Google+
  • LiveJournal
  • VKontakte
  • Blogger
рис.7. После нажатия «ОК» выполнится перенос данных из первой таблицы во вторую

Чтобы выполнить аналогичные манипуляции с другой фамилией из списка, скопируйте формулу
  • Facebook
  • Twitter
  • Google+
  • LiveJournal
  • VKontakte
  • Blogger
рис.8. Чтобы выполнить аналогичные манипуляции с другой фамилией из списка, скопируйте формулу

Активируйте следующую ячейку и вставьте в строку fx, изменив при этом адрес искомой информации
  • Facebook
  • Twitter
  • Google+
  • LiveJournal
  • VKontakte
  • Blogger
рис.9. Активируйте следующую ячейку и вставьте в строку fx, изменив при этом адрес искомой информации

Как видно на изображении выше, мы изменили адрес «А17» на «А18», выполняя поиск по другой фамилии. На примере показана небольшая таблица. В этом и состоит функция ВПР в Excel для чайников.

Можно работать и с большим объемом информации, которая будет иметь более беспорядочное расположение.

ПОСМОТРЕТЬ ВИДЕО
Валентина
2016-12-26 14:38:32
Как перенести текст из ячейки с 1 страницы в ячейку страницы 2
2017-01-05 22:33:39
При составлении огромной таблицы как можно переместить шапку таблицы, находящуюся слева к столбцу с которым ты работаешь?
temass
2017-01-16 14:55:40
ну просто скопируйте его
temass
2017-01-16 14:59:05
скопируйте
Аноним
2017-01-24 09:05:48
При составление графика-табеля,нужно чтоб правый край двигался по числам,что сделать?
Наталья
2017-01-29 19:24:56
4,6653Е,,+12, Надо ввести штрих-код? Как
КЛАВА
2017-02-06 11:19:01
КАК ПЕРЕНЕСТИ ТЕКСТ В ЯЧЕЙКЕ НА ВТОРУЮ СТРОЧКУ
Ирина
2017-04-11 18:28:47
Здравствуйте. Как вычислить синус функции ? sin 2t. Спасибо.
Александр
2017-04-18 18:03:04
Как заменить в верхней строке цифры на буквы
Дмитрий
2017-06-26 12:29:07
Возникла проблема в последовательном определении содержания ячеек (текст) в столбце или на листе и потом, при нахождении совпадающего текста или числа, нужна ссылка на соответствующую область (ячейку, строку, столбец). Для внесения в отдельную таблицу данных из других таблиц, по заданным параметрам поиска. Спасибо.
Как работать в программе Excel: пошаговая инструкция для чайников — Научитесь говорить “Я не знаю”, и это уже будет прогресс.
2018-11-08 14:57:01
[…] Источник: http://pcyk.ru/program/kak-rabotat-v-programme-excel-poshagovaya-instrukciya-dlya-chajnikov/ […]

Популярное

1 из 3
Поделиться