Как работать в программе Excel: пошаговая инструкция для чайников

Excel входит в пакет офисных программ Microsoft. Она используется как редактор электронных таблиц и рассматривается в практическом применении как бухгалтерская программа, предназначенная для обработки информации.

Excel

Знали ли вы, что Excel – сокращенная форма английского слова «exellent», означающего «превосходный»

И на деле эта программа, появившаяся в 1987 году, действительно оправдывает название. Если вы осилите формулы в Excel для чайников, то справитесь с задачами и сложнее.

Работа в Excel с формулами и другими функциями нужна для:

  1. организации бухгалтерского учета;
  2. создания бланков документации;
  3. выполнения вычислений;
  4. анализа данных с помощью диаграмм.

Для начинающих знание возможностей этой программы поможет с решением различных задач.

Умения пригодятся при работе с такими объектами:

  • журналы хозяйственных операций;
  • счета-фактуры;
  • расчетно-платежные ведомости
  • накладные и прочее.

Начальная стадия работы

Чтобы научиться работать в Excel самостоятельно начинайте с простейших действий. В этом вам поможет изложенная ниже информация.

Начальный и простейший этап работы включает редактирование ячеек. Этот процесс означает в Экселе ввод данных в область ячейки или выполнение других манипуляций с содержимым в ней.

Для начала работы создайте документ Эксель, дайте ему название и откройте. Выделив необходимую ячейку одним щелком левой клавиши мышки, внесите текстовые или числовые значения в ее поле. Этот процесс отразится сразу в двух местах: в самой ячейке и в строке формул, которая имеет пометку fx и располагается сразу над таблицей.

Введенная информация сохранится только после нажатия клавиши Enter.

Работать в программе Excel с данными ячеек легко:

  1. Удаление неверно введенного символа выполняется с помощью клавиши BackSpacе (если данные еще не сохранены). После нажатия кнопки Enter редактировать информацию можно только после повторной активации ячейки. При этом введенные ранее в это поле данные удалятся.
  2. При желании частично изменить текст или числовые значения активируйте поле двойным щелчком. В результате этого появится курсор. Установите его в нужное место и, удалив неверную часть данных кнопкой BackSpacе (удаление знака слева от курсора) или Delete (удаления знака справа от курсора).

Работа с лишними пробелами

При вставке числовых значений из другого документа путем копирования в ячейках возникают лишние пробелы. .

Числа с пробелами воспринимаются программой как текст в Excel

Это проявляется в форматировании – числа с пробелами воспринимаются программой как текст


Поэтому выравнивание будет выполнено по левому краю.





Убрать пробелы в ячейках Excel можно так:

Скопируйте лишний пробел в ячейке

рис.1. Скопируйте лишний пробел в ячейке

  • Перейдите на вкладку «Главная».

Воспользовавшись функцией «Найти и выделить», а затем «Заменить»

рис.2. Воспользовавшись функцией «Найти и выделить», а затем «Заменить»


Путем нажатия клавиш «Ctrl + H» можно выполнить быстрый вызов меню для поиска и замены

рис.3. Путем нажатия клавиш «Ctrl + H» можно выполнить быстрый вызов меню для поиска и замены

  • Рекомендуется сразу выделить весь диапазон ячеек и ввести скопированный пробел в появившемся меню. После чего нажать «Заменить все».

В результате этого появится сообщение, отражающее количество выполненных замен

рис.4. В результате этого появится сообщение, отражающее количество выполненных замен

Нумерация ячеек и строк

Автоматическая нумерация строк в Excel выполняется несколькими способами. Простейший из них – перетаскивание специального маркера.

В Excel пронумеровать ячейки можно так:

  • Введите в соответствующие ячейки (две) числовые значения по порядку.

Может использоваться последовательная нумерация, как на изображении ниже, или порядковые числа, например, «108» и «109»

рис.1. Может использоваться последовательная нумерация, как на изображении ниже, или порядковые числа, например, «108» и «109»

Кроме этого можно задать порядок четных чисел. Для этого в данные ячейки вводятся значения «2» и «4» (при перетаскивании маркера последующие ячейки заполнятся числами «6», «8» и т.д.).

Выделите эти ячейки в один блок и наведите курсор на квадратик, расположенный в нижней части блока с правой стороны

рис.2. Выделите эти ячейки в один блок и наведите курсор на квадратик, расположенный в нижней части блока с правой стороны

  • Нажмите левую клавишу мыши на этом квадратике и перетяните маркер вниз на необходимое количество ячеек, увеличивая этот блок. Значения автоматически заполнят выделенную зону в необходимой последовательности.

Кроме этого вы можете писать числа в ячейки, расположенные в соседних столбцах. После этого потяните маркер вдоль строки, заполняя ее

Кроме этого вы можете писать числа в ячейки, расположенные в соседних столбцах. После этого потяните маркер вдоль строки, заполняя ее

Работа с формулами суммирования

Программой предусматривается возможность выполнять математические действия с ячейками. Для этого достаточно ввести формулу в таблицу Эксель в упомянутую ранее строку формул.

Рассмотрим некоторые формулы Excel с примерами. В данном случае будут взяты основные математические манипуляции с числами.

Создать формулу в Excel для суммирования ячеек можно следующим образом:

  • Заполните таблицу данными.

При необходимости получить сумму всех чисел в столбце достаточно активировать пустую ячейку под столбцом

рис.1. При необходимости получить сумму всех чисел в столбце достаточно активировать пустую ячейку под столбцом

  • Нажмите на пометку fx в строке формул. Появится окно, предлагающее выполнить определенные действия.

Для суммирования понадобится команда СУММ, которую нужно выбрать, нажав «OK»

рис.2. Для суммирования понадобится команда СУММ, которую нужно выбрать, нажав «OK»

  • Появится окошко формулы, отражающее названия крайних ячеек.

Значения в них и все что между ними после нажатия »OK» будут автоматически суммированы программой

рис.3. Значения в них и все что между ними после нажатия »OK» будут автоматически суммированы программой


Результат появится в активированной ячейке

рис.4. Результат появится в активированной ячейке

Функция в Excel больше или равно предполагает сравнение чисел, которые могу либо превышать заданный параметр, либо соответствовать ему. Другими словами сложение чисел выполняется с определенным условием.

Сложение чисел с определенным условием в excel

Для этого используется меню «Данные» и команда «Фильтр»

Формулы деление/умножение

Кроме суммирования существует функция деления в Excel, а также умножения. Ввести эти формулы можно аналогичным способом, выбрав вместо СУММ соответствующее действие.

Формула деления в Excel может быть введена вручную:

  • Через строку формул выполняется просмотр и коррекция данных. Введя числовые значения в таблицу, активируйте необходимое поле для размещения результата и кликните на поле строки fx.

Вводим формулу в excel

рис.1. Введите с помощью клавиатуры знак «=»

  • Щелкните на ячейке с делимым числом.

В строке формул появится адрес ячейки

рис.2. В строке формул появится ее адрес


Введите кнопкой с клавиатуры знак «/» (деление)

рис.3. Введите кнопкой с клавиатуры знак «/» (деление)


Щелкните на ячейке с числом-делителем

рис.4. Щелкните на ячейке с числом-делителем


Нажмите кнопку Enter, результат появится в соответствующем месте

рис.5. Нажмите кнопку Enter, результат появится в соответствующем месте

Использование функции ВПР

Сделать формулу в Excel можно так:

  • В качестве примера возьмем табличку с фамилиями и суммами.

Задание: имея перечень данных, требуется новую таблицу с выборочным содержанием первичной таблицы

рис.1. Задание: имея перечень данных, требуется новую таблицу с выборочным содержанием первичной таблицы

  • Активируем поле с фамилией «Васильев» и через значок строки fx вызываем меню с формулами.

Здесь нужно выбрать действие ВПР

рис.2. Здесь нужно выбрать действие ВПР


Аргументы функции

рис.3. После нажатия «ОК» появляется окошко


Добавляем в строку «Искомое значение» необходимую фамилию

рис.4. Добавляем в строку «Искомое значение» необходимую фамилию


В строку «Таблица» нужно добавить весь диапазон, в котором будет осуществляться поиск информации

рис.5. В строку «Таблица» нужно добавить весь диапазон, в котором будет осуществляться поиск информации

  • Чтобы обозначить рамки поиска в строку «Номер столбца» введите двойку.

В данном случае она обозначает номер столбца, где будет выполнен поиск

рис.6. В данном случае она обозначает номер столбца, где будет выполнен поиск


После нажатия «ОК» выполнится перенос данных из первой таблицы во вторую

рис.7. После нажатия «ОК» выполнится перенос данных из первой таблицы во вторую


Чтобы выполнить аналогичные манипуляции с другой фамилией из списка, скопируйте формулу

рис.8. Чтобы выполнить аналогичные манипуляции с другой фамилией из списка, скопируйте формулу


Активируйте следующую ячейку и вставьте в строку fx, изменив при этом адрес искомой информации

рис.9. Активируйте следующую ячейку и вставьте в строку fx, изменив при этом адрес искомой информации

Как видно на изображении выше, мы изменили адрес «А17» на «А18», выполняя поиск по другой фамилии. На примере показана небольшая таблица. В этом и состоит функция ВПР в Excel для чайников.

Можно работать и с большим объемом информации, которая будет иметь более беспорядочное расположение.



Наверх