Использовать офисный редактор без установки на жесткий диск компьютера можно с недавних пор.
Сделать выбор между Microsoft Office Online или стационарным пакетом программ нелегко. Для этого сравните предоставляемые инструменты каждой из версий, влияние на работу компьютера и конечный результат. Выбор онлайн версии связан с определением конкурентных возможностей, которые предоставляет программа с аналогичными продуктами других разработчиков.
Использование онлайн офиса Microsoft
Задействовать бесплатный Microsoft Office можно только через регистрацию на ресурсе Microsoft Live ID. Для работы потребуется перейти по адресу «office.com». Открывшийся список программ Microsoft Office Onlineвключает в себя:
- редактор текстов Word;
- приложение для обработки данных в электронных таблицах или формулы – Exel;
- сервис создания докладов и презентаций – PowerPoint;
- электронную почту.
Среди новых, но уже привычных сервисов доступными останутся облачное хранилище OneDrive, календарь – памятка. Некоторые сервисы, как Access, недоступны в онлайн пакете.
Функциональные возможности WordOnline или Excel Onlineв основном совпадают с настольными версиями офисных редакторов. Для работы используются документы разных форматов.
- предоставляемый бесплатный офис для пользователя;
- полная совместимость с офисными программами разных версий выпуска;
- совместная работа, когда программа создается несколькими пользователями;
Компания Microsoft позаботилась о возможности использования онлайн офиса совместно с известной социальной сетью Facebook.
На компьютер удалось скачать и установить программу microsoft office Online бесплатно, и пользователь получает доступ к 25 Гб хранилища, которое используется как бесплатный сервис. Помещать документы в хранилище можно без опасения их повреждения, хищения. Использовать флеш накопители или жесткие диски в этом случае не придется. Документы в облачное хранилище помещают с внешнего компьютера или создают прямо на месте. Пользователь самостоятельно определяет доступ к документу для пользователей с других ПК, в том числе, при необходимости использовать приложение при совместной работе.
Работа с документом начинается с входа в личный кабинет хранилища. Открытый файл в редактореMicrosoft Word легко редактируется, как и в обычном редакторе, установленном на компьютере. Изменения в документе сохраняются автоматически. Это дополнительно защитит документ от повреждения.
Использовать Microsoft Word Online почти с полным набором инструментов. Сохранены все функции форматирования, доступнапроверка орфографии и пунктуации. Только при необходимости использовать базы данных этот вариант работы не подойдет. Офисная программа онлайн работает медленнее, чем после установки на жесткий диск компьютера.
Сохранение созданного документа проводится по одному из нескольких алгоритмов:
Готовый документ, сохраненный в облачном хранилище, также требует изменения и редактирования. Выявление ошибки в фамилии или обычной опечатки, требует вмешательства. В этом случае доступно два варианта исправления:
- Файл выбирают в хранилище, и открывают позицию «Редактирование» с вкладкой «Изменить онлайн». По содержанию документ не измениться, но ошибку удастся незаметно устранить.
- Стандартный режим правки, когда документ изменяют после его открытия в нужном редакторе.
Описанный способ изменения сведений в документе еще более актуален, когда в работе используется программа Exel.
Создать таблицу Excel и вносить в неё изменения, можно с использованием всех инструментов. Внести данные, обработать информацию с использованием формул, построить графики можно с привлечением сотрудников организации. Для ограничения количества сотрудников, которые привлекаются, чтобы создать таблицу в Exel, офисная программа затребует уведомление на подтверждение каждого из удаленных пользователей.
Программа Exel в версии онлайн позволяет распечатывать только отдельные графы таблиц, блокировать возможность редактировать формулы excel.
Использование облачного хранилища при создании презентаций применяется по двум причинам. ИспользованиеMicrosoftPowerPointonlineне требует переноса презентации на стороннем носителе, что приводит к повреждению файла. Работа над проектом, обсуждение и представление результатов в составе команды активно используется для презентаций.
Сравнение Office Online с Google Docs
Пакет офисных приложенийGoogle не уступает по популярности использования. Работа с табличными и текстовыми файлами, создание презентаций проводится при нахождении в сети.
- Созданная красочная диаграмму в Exel неожиданно представляется в виде таблицы.
Использовать GoogleDocs в отдельных случаях является необходимостью:
- При работе на медленных устройствах, не предназначенных для использования офиса. Сюда относят устройства с операционной системой типа Chrome OS.
- При желании использования оригинальных инструментов на базе Word или при создании презентаций.
Использование онлайн версии офисных программ – доступная альтернатива при невозможности легальной установки пакета, нежелании перегружать жесткий диск стационарного устройства. Дополнительные инструменты только повышают эффективность и функциональность знакомых программ.